El outsourcing no es una opción para las pequeñas y medianas empresas. Es una necesidad insoslayable. Las ventajas del outsourcing son tantas, que a veces, por obvias, las pasamos por alto.

¿Qué es el Outsourcing?

El concepto ya no es nuevo, aunque en los últimos tiempos ha adquirido nuevas dimensiones, como veremos más abajo. Se le llama de esta manera a la práctica de contratar los servicios de terceros para llevar a cabo ciertos procesos o tareas relacionados con lo que hacemos en nuestra compañía y la gestión del negocio.

Esos “terceros” pueden ser compañías especializadas o pueden ser individuos, a los que algunos llaman “freelancers” y otros -sobre todo en el mundo de la tecnología- llaman “geeks”.

Mientras las grandes corporaciones normalmente contratan las compañías especializadas, los pequeños negocios que han entendido las ventajas del outsourcing, utilizan con mayor frecuencia los servicios de otras pequeñas compañías o de individuos, para que les faciliten el procesamiento de los salarios y pagos, la contabilidad, la distribución e incluso ciertas partes de su proceso productivo.

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Evolución del Outsourcing

La evolución de esta modalidad se puede ver de manera muy rápida en los siguientes aspectos básicos:

  • Al inicio se subcontrataban ciertos elementos ya existentes del proceso productivo. Luego se comenzó a solicitar el desarrollo de nuevos procesos y, actualmente, el énfasis se pone en la creación de soluciones.
  • Antes se buscaban simplemente a proveedores “especializados”, ahora se busca a proveedores “diversificados”, capaces de resolver más de una tarea o encontrar más de una solución financiera, productiva o tecnológica. Y la tendencia cada vez mayor es a encontrarlos y contratarlos a través de redes digitales de proveedores o expertos.
  • En el modelo tradicional, a los proveedores especializados se les solicitaba información y cotizaciones. En el modelo que lo sustituyó, se le solicitaban propuestas. Pero en el momento actual, todo lo que se espera de los expertos, freelancers or geeks se resume en una sola palabra: SOLUCIONES.
  • Si bien al comienzo se ponía énfasis en un proveedor especializado para cada elemento o proceso, posteriormente se comenzaron a contratar múltiples proveedores para un mismo proceso, los que se veían obligados a interactuar entre sí para entregar el resultado final. Hoy la tendencia es a utilizar ecosistemas simbióticos que combinan digitalmente ambas cosas y garantizan la colaboración.
  • Por último, el outsourcing tradicional se estructuraba mediante puras transacciones contractuales y más adelante se probó con empeños conjuntos que adquirían la forma de “joint ventures” o “joint parnertships”. Ahora todos tiene bastante claro que se trata de establecer alianzas estratégicas a largo plazo.

Lo que se mantiene inamovible desde los primeros tiempos del outsourcing hasta hoy es la necesidad de un balance adecuado entre lo que podemos y debemos manejar “en casa” y lo que podemos y debemos “tercerizar”.

En la búsqueda de ese equilibrio, nos pueden ayudar plataformas como Pentalog, Seek4Geek o incluso VirtualEmployee.

Ventajas del Outsourcing Para los Pequeños Negocios

Todos tenemos claro que subcontratar ciertos productos o procesos o servicios a terceros altamente especializados en los mismos nos puede ahorrar dinero y unos cuantos dolores de cabeza, pero estas no son las únicas ventajas del outsourcing. Veamos algunas más:

Reducción de costos: aunque no es el único beneficio del outsourcing, sin dudas es uno de los más importantes: transforma costos fijos en variables y libera capital para inversiones en infraestructura, marketing, etc. Y por supuesto, reduce los costos de personal, sobre todo cuando tienes que entrenar a personal temporal para proyectos periféricos.

Capitalizar el conocimiento especializado: los buenos especialistas, los expertos en algo, no resultan ni abundantes ni baratos. Una Cadena de Restaurantes puede darse el lujo de contratar un webmaster para diseñar y mantener su sitio web corporativo, pero un pequeño restaurante local haría bien en subcontratar los servicios de un tercero para llevar a cabo esas funciones. Igualmente, un pequeño despacho de contadores, no va a emplear de planta a un experto en redes para establecer el “network” de su Oficina.

Aumento de la Eficiencia: si lo haces todo tú, difícilmente podrás utilizar las ventajas de las economías de escala y las más eficientes tecnologías. Mejor pasa una parte de tus tareas a quienes sí las pueden utilizar, tanto en la producción, como en la investigación / desarrollo, software sofisticado y marketing.

Incremento del Atractivo Para Inversionistas: por un lado, reconocen que ciertas partes complejas de tu proceso de negocios está en manos de entes o entidades especializadas; y por otro, saben que la mayor parte del capital que inviertan podrá ser dedicado a las actividades fundamentales que generan los ingresos.

Enfoque en la Esencia de tu Negocio: especialmente en la pequeña y mediana empresa, no sólo existe un límite en cuanto a los recursos, sino que el tiempo y la capacidad de atención de tus supervisores y gerentes también es limitada. Permíteles concentrarse en lo que de verdad produce resultados.

Acelerar la Ejecución de los Proyectos: si en lugar de reclutar, contratar y entrenar personal propio para proyectos marginales o periféricos, puedes subcontratar todo aquello que no esté relacionado con la razón de ser de tu negocio, ganarás no sólo en rapidez y agilidad en los tiempos de entrega, sino que podrás asumir una mayor cantidad de proyectos de ese tipo.

Reducción de riesgos: no hay forma de que seas un experto en todo, sobre todo en tiempos en que no sólo las tecnologías de punta, sino también los mercados, la competencia, las condiciones financieras y las regulaciones gubernamentales cambian con tanta rapidez. Cuando subcontratas un servicio, estás tercerizando también el riesgo que lleva acompañado, a personas o entidades que están mejor preparados que tú para enfrentarlos.

Simplificación de la Administración de Proyectos: esta es una de las ventajas del outsourcing que con frecuencia subestimamos en la pequeña empresa. Muchos de los entes especializados en determinados servicios o productos tienen sus procesos altamente automatizados, lo cual te simplifica los tramos de control y la emisión de alertas en la calidad y secuencias del proceso: dos componentes que generalmente consumen bastante tiempo y esfuerzos por parte del Gestor de Proyectos.

Aumento de tu Capacidad para Competir: subcontratando todo lo demás y concentrándose exclusivamente aquello en lo que son estupendamente buenos, es como algunas pequeñas compañías han logrado un espacio y una cuota de mercado en la jungla de las grandes corporaciones transnacionales. Sillicon Valley en los Estados Unidos está lleno de ejemplos de compañías que han hecho del outsourcing una de las causas principales de su enorme éxito.

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Peligros Potenciales del Outsourcing

Bien, ya no nos queda la menor duda acerca de las ventajas del outsourcing, pero ¿tiene algún lado débil, algunas trampas o peligros respecto a los cuales debemos estar preparados?

Por supuesto que sí. Como todo en la vida, el outsourcing abarca diferentes aspectos que, si no son debidamente previstos y enfocados, pueden convertirse en peligros potenciales para tu empresa:

  • El Control de la Calidad: no basta con subcontratar el producto o servicio luego de haber verificado la calidad y seriedad del proveedor. Hay que suministrarle directivas muy claras acerca de tus requerimientos y estándares para determinar la calidad de las entregas.
  • Los Costos Escondidos y los Subterfugios Contractuales: en algunos casos, las compañías que subcontratas te cotizan el servicio bajo “condiciones ideales”, pero no te explican cuánto más tendrías que invertir si algo se aparta de la “norma” o de las condiciones estándar en que usualmente se desarrolla el servicio o el proceso subcontratado. En esos casos es recomendable leer con extremo cuidado las condiciones contractuales, para no ser víctima de “estafas de cuello blanco” o de muy desagradables sorpresas.
  • La Gestión Integral: cuando subcontratas a un tercero te enfrentas a barreras geográficas, diferencias de horarios y de cultura empresarial, e incluso idiomáticas. Tú y tus supervisores deben estar bien preparados para ello. Y no confiar exclusivamente en el buen tino de cada uno. Es necesario automatizar, hasta el máximo posible, el proceso de subcontratación y los tramos de control intermedios de toda la relación.
  • El Establecimiento de Responsabilidades: en todos los casos, pero sobre todo cuando utilizas diversos proveedores para un mismo proceso o para diferentes componentes que interactúan en diversos procesos, es difícil establecer con certeza la responsabilidad individual de cada uno en ciertas fallas intermedias y en el resultado final.

Una de las formas más eficientes de contrarrestar esos peligros y de aprovechar al máximo las ventajas del outsourcing, es utilizar plataformas multifuncionales de subcontratación, como las que te mencionamos arriba, pues en buena parte te garantizan no sólo el acceso a la o las personas que realizarán las tareas o proyectos por ti, sino también la calidad de su trabajo, y la sustitución del proveedor en el caso de que el inicial no satisfaga tus expectativas.

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Este artículo se publicó inicialmente por Edgar Vallejo en Seek4Geeks.com